AI koppelen aan je bedrijfssystemen: zo doen wij het

Ik heb onze boekhouding vanochtend gewoon een vraag gesteld. In het Nederlands: welke facturen staan er nog open die ouder zijn dan dertig dagen? En ik kreeg antwoord. Geen inloggen, geen rapport draaien, geen export naar Excel.

Datzelfde doe ik inmiddels met bijna al onze systemen. Ons ticketsysteem, waar alle klantmeldingen, uren en contracten in staan. Ons offertesysteem. Onze mailomgeving en agenda. Onze documentatie. Ik hoef niet meer te weten in welk pakket iets staat of welk knopje waar zit. Ik stel de vraag en het antwoord komt terug.

AI koppelen aan je bedrijfssystemen is precies dat: je AI-assistent mag jouw eigen gegevens opzoeken in plaats van alleen algemene teksten maken. Hieronder leg ik uit hoe dat bij ons werkt, waar je op moet letten voordat je begint, en wat het in de praktijk oplevert.

Waarom een AI-assistent zonder jouw gegevens beperkt blijft

Een AI-assistent kan goed schrijven, samenvatten en uitleggen. Maar hij weet niets over jouw bedrijf. Hij kent je debiteuren niet, weet niet hoeveel uren er vorige maand op een klant zijn geschreven en heeft je offertes nooit gezien. Daarmee blijft het een handige tekstschrijver en wordt het geen collega.

In de praktijk zie je dan twee dingen gebeuren. Of mensen kopiëren gegevens uit hun pakketten naar een AI-venster, wat foutgevoelig is en bedrijfsgegevens op plekken zet waar je ze niet wil hebben. Of AI blijft een speeltje dat niemand echt gebruikt.

De derde weg is de assistent een gecontroleerde route naar je systemen geven. Dan hoeft niemand meer te kopiëren en plakken, en blijven je gegevens binnen je eigen omgeving.

Een telefooncentrale tussen de AI en je systemen

Wat daaronder zit noemen we onze MCP gateway. MCP staat voor Model Context Protocol, een afspraak waarmee AI-assistenten met software kunnen praten. Simpel gezegd is onze gateway een soort telefooncentrale tussen de AI-assistent en al onze systemen.

De AI belt niet rechtstreeks met de boekhouding, maar met de centrale. En die centrale bepaalt wie wat mag opvragen en wat er mag worden gewijzigd. Dat klinkt als een omweg, maar juist die tussenstap maakt het beheersbaar. Je regelt toegang op één plek, in plaats van per pakket opnieuw.

Het praktische voordeel: je hoeft niet te weten in welk systeem het antwoord staat. De vraag “wat hebben we deze maand voor deze klant gedaan” raakt tickets, uren en contracten in een keer. Vroeger waren dat drie schermen en een rekensom.

Eerst nadenken over toegang, dan pas over gemak

Dit is het deel waar ik als eerste over nadacht, nog voor het handig werd. Want een assistent die alles mag opvragen is geen gemak, dat is een risico met een vriendelijk gezicht.

Rollenbeheer. Een collega ziet via de assistent alleen wat bij zijn werk hoort. Dezelfde rechten als in de systemen zelf, niet ruimer.

Logging. Elke opvraging wordt vastgelegd. Achteraf is dus te zien wie wat heeft opgevraagd, en wanneer.

Wijzigingen apart afgeschermd. Iets opzoeken is iets anders dan iets veranderen. Alles wat ergens iets wijzigt zit in een aparte categorie en vraagt om bevestiging. Een AI die per ongeluk een contract aanpast, is precies het gedoe dat we willen voorkomen.

Wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en dit stukje techniek is precies zo ingericht als de rest van onze omgeving: eerst nadenken over toegang, dan pas over gemak. Het is dezelfde denklijn als bij cybersecurity in drie pijlers, alleen nu met AI erbij.

Standaard procedures vastleggen scheelt de meeste tijd

Wat het pas echt bruikbaar maakt, is dat je een werkwijze kunt vastleggen. Leg je één keer goed uit hoe wij een nieuwe dienst in de catalogus zetten of hoe een offerte eruit hoort te zien, dan sla je dat op en roep je het de volgende keer met één zin weer aan.

Zo bouw je langzaam een setje huisregels op waar iedereen mee werkt. Kennis die anders in iemands hoofd zit, staat nu op papier en wordt ook echt gebruikt. Dat is misschien wel de grootste winst, want die kennis is normaal het eerste wat verdwijnt als iemand op vakantie is of vertrekt.

Het mooie is dat het vastleggen zelf ook het werk verbetert. Je merkt namelijk pas hoe onduidelijk een proces is als je het aan iemand anders moet uitleggen.

Waarom wij dit eerst zelf gebruiken

Dit draaien we nu intern, voor onszelf. Eerst zelf de rommelige praktijk doorlopen, dan pas kijken wat hiervan waardevol is voor onze klanten. Niet omdat AI hip is, maar omdat het werk er merkbaar minder gedoe van wordt.

Dat is ook onze houding bij nieuwe techniek in het algemeen. We zetten liever iets in de eigen organisatie dat een half jaar op scherp, dan dat we een klant laten meebetalen aan onze leercurve. Wat overblijft is wat werkt, en dat kunnen we dan uitleggen in gewone taal.

Vijf vragen om in je eigen bedrijf te stellen

Denk je erover om AI aan je eigen systemen te koppelen? Leg deze vijf vragen dan eens op tafel.

  1. Welk systeem zou jij het liefst gewoon een vraag stellen, en hoeveel tijd kost het antwoord nu?
  2. Wie mag straks wat opvragen, en klopt dat met de rechten die iemand in het systeem zelf heeft?
  3. Kun je achteraf zien wie welke gegevens heeft opgevraagd?
  4. Wat mag de assistent wijzigen, en waar zit de bevestigingsstap?
  5. Waar staan jullie werkafspraken nu vastgelegd, en werkt iedereen daar echt mee?

Kun je vraag twee, drie of vier niet vlot beantwoorden, begin daar dan. Het gemak komt daarna vanzelf.

Wij denken graag met je mee

Wij helpen bedrijven met veilige en beschikbare ICT, van beheer en ondersteuning tot een moderne werkplek waarin dit soort dingen veilig kunnen. AI hoort daar inmiddels bij, maar dan wel op de manier waarop wij alles aanpakken: begrijpelijk, beheerst en zonder verrassingen.

Ben je nieuwsgierig wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken samen naar welke vragen jullie het vaakst stellen en waar de meeste tijd in gaat zitten. Vragen staat vrij.

Onze filosofie: ICT Zonder Gedoe

GOsensit behartigt alle ICT-belangen van haar opdrachtgevers. Op strategisch niveau maken we afspraken over het ICT-beleid. Op tactisch niveau richten we samen de processen in die zorgen voor een vloeiende uitvoering. Ook op operationeel niveau zorgen we voor professionele kennis en gebruiken we geautomatiseerde systemen ten behoeve van support, incidentmanagement, projectmanagement, assetmanagement, CRM, proactief beheer, documentatiesystemen enzovoorts. We doen dat tegen een vast bedrag per maand zodat jouw ICT-kosten voorspelbaar zijn. Bovendien hebben we er zo beide baat bij dat jouw ICT-omgeving probleemloos werkt, want het oplossen van ICT-problemen is voor onze rekening.

Wij noemen dat ICT zonder gedoe. Ben je benieuwd hoe ICT zonder gedoe jouw bedrijf kan helpen? Vragen staat vrij!

Inflatie 2021

Jaarlijkse inflatiecorrectie 2021

5 ICT-vraagstukken voor gegroeide en groeiende bedrijven.

Vacature

Stagiair(e) medewerker ICT

Cybersecurity in drie pijlers: preventie, bewustwording en herstel