5 ICT-vraagstukken voor gegroeide en groeiende bedrijven

… en wat betekent dit voor de ICT-omgeving? Groeien betekent doelen stellen, vooruitdenken en plannen maken. Dat geldt zeker voor de ICT-omgeving. Om ICT mee te laten helpen om groei te realiseren, verwerk je de bedrijfs-ambities in het ICT-beleid. Wat heeft de organisatie nodig aan ICT-functionaliteit en welke technologie is beschikbaar die daarbij kan helpen? Natuurlijk kun je niet de toekomst voorspellen maar je kunt wel streven om zo goed mogelijk te anticiperen op wat je al weet en wat je verwacht. Als het doel bijvoorbeeld is dat je groeit van vijf naar tien kantoorgebruikers, dan zijn andere maatregelen nodig dan als je groeit van vijftig naar honderdvijftig gebruikers. Of als je bijvoorbeeld van plan bent de productielijnen volledig papierloos te maken. Of als je voor kwaliteitscontrole en garantie van ieder product een aantal hoog resolutie foto’s de Cloud in wil sturen om die tien jaar te bewaren. 

Wil je dat ICT zorgt dat je meer kunt doen in minder tijd, met minder medewerkers of een hogere kwaliteit? Is het ter ondersteuning van bepaalde bedrijfsprocessen of wil je er onderscheidend mee zijn om bijvoorbeeld beter te kunnen samenwerken met jouw klanten of opdrachtgevers? 

Jouw ICT-omgeving moet het natuurlijk in principe altijd doen. De technologische maatregelen die je treft moeten qua kosten natuurlijk in verhouding zijn met de schade die een verstoring jouw bedrijf kost. 

Dus als het antwoord op bovenstaande vraag is dat een verstoring vervelend is maar dat het geen schade veroorzaakt als het binnen vier uur is hersteld, dan tref je daarvoor standaard, passende maatregelen. De investering die je doet om de beschikbaarheid zo hoog mogelijk te houden, is dus afhankelijk van de schade die het niet beschikbaar hebben van de benodigde informatie veroorzaakt.  

Stel dat binnen jouw bedrijf de planning vastloopt als jouw vrachtwagens niet op een vastgesteld moment, binnen een tijdslot van tien minuten lossen en herladen. Dat jouw klanten geen handel meer hebben als ze niet iedere dag worden bevoorraad en dat jij dus klanten verliest. Dat jouw veertig orderpickers stilstaan als de informatie niet altijd snel beschikbaar is op de handscanner terwijl ze eigenlijk moeten rondracen in een onmetelijk magazijn. Dat het resultaat verdampt en jouw dag verpest is als het systeem vijftien minuten uitvalt. Dat zijn allemaal redenen voor heel andere maatregelen en rechtvaardigen investeringen die de schade door uitval beperken. 

Beschikbaarheid gaat dus in eerste instantie over de maatregelen die je treft om de afhankelijkheid van bedrijfskritische schakels binnen de ICT-omgeving zo veel mogelijk te elimineren. Beschikbaarheid gaat ook over het maken van plannen in geval van calamiteiten. Stel dat een storing jouw gehele ICT-omgeving vernietigt, heb je dan een calamiteitenplan klaarliggen? Uit onderzoek van Gartner, het grootste IT onderzoeks- en adviesbureau ter wereld, blijkt dat 43% van de bedrijven nagenoeg direct failliet gaat na een significant dataverlies. Ruim 51% sluit binnen twee jaar haar deuren door dataverlies; slechts een kleine 6% bestaat na 2 jaar nog

Het is al even genoemd. In een gegroeid of groeiend bedrijf is ICT-beleid nodig om onder andere de omgeving veilig, beheersbaar en functioneel te houden, kosten te kunnen beheersen of voorspellen en om investeringen te kunnen doen waar je op lange termijn ook nog iets aan hebt. Denk na over alle facetten die de ICT raken en leg alle afspraken vast met leveranciers, gebruikers en uitvoerenden. Alleen dan leidt ICT je niet af maar kun je je juist bezighouden met jouw kernactiviteiten. Weet je niet waar je allemaal rekening mee moet houden bij het vormgeven van jouw ICT-beleid? Misschien is het dan raadzaam om je door een specialist te laten adviseren. 

Ik zal aan de hand van een voorbeeld ten aanzien van een nieuwe medewerker aangeven waarom er een ICT-beleid (en dus procedures) binnen jouw bedrijf moet zijn. Hoe groter jouw bedrijf, hoe meer je te maken krijgt met personeelswijzigingen. In een klein bedrijf loont het niet om beleid te maken voor iets dat misschien jaarlijks een keer voorkomt. Als je groter groeit, desinvesteringen wilt tegengaan én graag wilt dat op de dag van aanvang alle zaken goed en veilig geregeld zijn, dan heb je een procedure nodig. Zo’n procedure voorziet de nieuwe medewerker in alle facilitaire zaken om de werkzaamheden aan te vangen. Dat gaat facilitair over een arbeidsovereenkomst, eventuele sleutel, toegangscode of bureaustoel. Waar denk je aan bij de ICT-faciliteiten? 

Daarvoor heeft degene die het uitvoert altijd bepaalde informatie nodig die je vooraf met elkaar hebt afgestemd. Dus als de procedure samen is afgestemd en de benodigde informatie die nodig is dan gaat dat bijvoorbeeld als volgt:  

Er wordt, op basis van het functieprofiel van deze nieuwe medewerker, de afgesproken standaard computer, laptop of thin–client gefaciliteerd met het daarbij vastgestelde type en aantal beeldschermen en andere accessoires. Als uit de voorraadgegevens blijkt dat er nog een geschikt, retour gekomen apparaat bij jouw bedrijf aanwezig is, zal dit apparaat worden ingezet. Dat apparaat zal om budgettaire en beheerstechnische redenen, voldoen aan de afgesproken standaarden en wordt opgenomen in een asset-managementsysteem dat jou over het afgesproken aantal jaren vertelt dat er in de ICT-budgettering rekening moet worden gehouden met vervanging. Er wordt gezorgd, indien niet aanwezig, voor een vaste telefoon die volgens afspraak geprogrammeerd is. Indien aangegeven (voor thuiswerken) zal een mobiele telefoon gekoppeld worden die exact dezelfde functionaliteit biedt.  

De nieuwe medewerker moet op dat apparaat natuurlijk ook de beschikking krijgen over de juiste programma’s en toegang tot de juiste informatie (niet te veel en niet te weinig). Er moeten licenties worden opgeschaald van die programma’s. De nieuwe medewerker dienst kennis te nemen van de “regels en richtlijnen voor gebruik van ICT-middelen” die gelden binnen jouw organisatie. De nieuwe medewerker vindt ook een quick-start op papier of bij het aanzetten van de computer die ook de weg wijst naar een helpdesk. De werkplek wordt volgens afspraak ingericht en getest voordat de nieuwe medewerker begint. 

Dit is maar één eenvoudig voorbeeld van beleid waaruit blijkt dat een groot bedrijf dus niet simpelweg een schaalvergroting van een klein bedrijf is. Denk daarnaast aan ICT-beleid op het gebied van wetgeving (AVG), borging van de beschikbaarheid, veiligheid, investeringsbeleid enzovoorts. 

Als jij of jouw bedrijf over eigen kennis beschikt op alle niveaus of hiermee meent kosten te besparen door zelf aan de slag te gaan dan heb je geen ICT-partner nodig.  

Je kiest voor een ICT-partner zoals GOsensit als je eigenlijk bezig wilt zijn met de kernactiviteiten van jouw bedrijf. Als het je voor wat betreft ICT alleen gaat om het resultaat: ICT zonder gedoe. Dat betekent dat je erop kunt vertrouwen dat je op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau het beste advies krijgt zodat ICT de olie is die jouw organisatie smeert. Dat jouw medewerkers kunnen bellen en snel adequate hulp krijgen. Dat de beschikbaarheid hoog is, jouw informatie veilig en alles prima presteert.