Jouw moderne werkplek
We gebruiken een Nederlandse term maar we hebben het over Microsoft Modern Workplace. Het Modern Workspace concept is een moderne, digitale werkomgeving die gebruikmaakt van Microsoft 365-tools om samenwerking, communicatie en productiviteit te verbeteren. Het biedt een flexibele en veilige werkruimte die werknemers in staat stelt om effectief samen te werken, ongeacht hun locatie.
Belangrijkste functionaliteiten:
- Microsoft 365: Inclusief bekende apps zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
- Microsoft Teams: Een hub voor samenwerking met chat, videovergaderingen en bestandsdeling.
- Microsoft Copilot. De slimme AI-assistent die je werkelijk uren werk uit handen neemt.
- OneDrive: Voor veilige opslag en delen van bestanden.
- Intune: Beheer en beveiliging van mobiele apparaten.
- Azure Active Directory: Beveiligde toegang en identiteitsbeheer.
Deze tools zorgen ervoor dat werknemers overal en altijd productief kunnen zijn, wat bijdraagt aan een efficiëntere en meer verbonden werkcultuur. We zullen wat extra uitleg geven over de functionaliteit die wij het meest toegepast zien.
1. Microsoft 365
Microsoft 365 is een cloud-gebaseerd productiviteitsplatform dat een breed scala aan tools en diensten biedt om samenwerking, communicatie en productiviteit te verbeteren. Het omvat altijd de nieuwste versies van bekende Microsoft-apps en biedt extra functies die zijn ontworpen om de efficiëntie en veiligheid te verhogen.
Belangrijkste functionaliteiten:
- Office-apps: Inclusief Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams, beschikbaar op verschillende apparaten zoals pc’s, Macs, tablets en smartphones.
- Cloudopslag: 1 TB OneDrive-cloudopslag voor het veilig opslaan en delen van bestanden. (Zie ook bij punt 3. OneDrive).
- Samenwerkingstools: Microsoft Teams voor chat, videovergaderingen en bestandsdeling, en SharePoint voor het beheren van teamsites en documentbibliotheken.
- Beveiliging: Robuuste beveiligingsmaatregelen zoals data-encryptie en multi-factor authenticatie.
- AI-ondersteuning: AI-functies zoals Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote om persoonlijke productiviteit te verbeteren.
- Updates en upgrades: Regelmatige updates en upgrades die exclusief beschikbaar zijn voor Microsoft 365-abonnees.
Deze functionaliteiten maken Microsoft 365 een krachtige en veelzijdige oplossing voor moderne werkplekken.
2. Teams
Toen we allemaal nog op papier werkten, hadden we documenten (bestanden) en die bewaarden we in mappen (directories). Deze werkwijze werd geautomatiseerd tussen 1960 en 1970 en wordt door veel organisaties nog steeds als standaard gebruikt. Hoewel het systeem zijn diensten bewezen heeft, is het mogelijk veel efficiënter en effectiever samen te werken op een moderne manier. Dit kan met Teams. Het is misschien even wennen maar eenmaal gewend, wil je nooit meer anders.
Stel je voor dat je al je bestanden, e-mails, documenten, notities en dergelijke op één plek hebt en dit met verschillende collega’s kunt delen. Dat je een centrale hub hebt waar je direct kunt communiceren, samenwerken en vergaderen met je team. Hier zijn enkele manieren waarop Teams je werkervaring kan verbeteren:
- Directe communicatie: In plaats van heen en weer te e-mailen, kun je snel chatten met collega’s, zowel één-op-één als in groepschats. Dit maakt communicatie sneller en efficiënter.
- Virtuele vergaderingen: Teams biedt video- en audiogesprekken, waardoor je gemakkelijk vergaderingen kunt houden, zelfs als je niet op kantoor bent. Je kunt je scherm delen, presentaties geven en zelfs vergaderingen opnemen voor later gebruik.
- Bestanden delen en samenwerken: Je kunt bestanden, chats, mails en dergelijke direct in Teams bewaren en delen. Dit betekent dat je niet langer verschillende versies van een document heen en weer hoeft te sturen via e-mail. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, wat de samenwerking vereenvoudigt.Georganiseerde kanalen: Teams gebruikt kanalen om gesprekken en bestanden te organiseren rond specifieke projecten of onderwerpen. Dit helpt je om alles overzichtelijk te houden en snel terug te vinden wat je nodig hebt.
- Integratie met Office-apps: Teams werkt naadloos samen met de Office-apps die je al gebruikt, zoals Word, Excel en PowerPoint. Je kunt deze documenten direct in Teams openen, bewerken en delen.
- Toegang tot apps en tools: Naast de standaard Office-apps kun je ook andere tools en apps integreren in Teams, zoals plannings- en projectmanagementtools, wat je werk nog efficiënter maakt.
Door Teams te gebruiken, kun je je werk beter organiseren, sneller communiceren en effectiever samenwerken met je team. Het is als een virtueel kantoor waar alles wat je nodig hebt binnen handbereik is.
De overgang naar Teams vereist een verandering van denken en werken binnen jouw organisatie. Dat klinkt misschien heel lastig maar met de juiste investering in begeleiding, is het door de toenemende efficiëntie en effectiviteit snel terugverdiend. We zijn natuurlijk ICT’ers die zich met technische zaken bezighouden dus we hebben hier goede samenwerkende partijen voor.
3. Copilot
Copilot is AI op een zakelijke manier toegepast. Het is niet alleen het bekende taalmodel zoals bijvoorbeeld ChatGPT. Het is een assistent waaraan je ook kunt vragen een spreadsheet in Excel te maken zonder dat je weet hoe formules werken. Of standaard brieven opstellen zonder sjabloon. Je kunt rapportages laten maken van alle informatie die je willekeurig in Teams hebt opgeslagen en alles wat je nog meer kunt bedenken. Samengevat:
- Tijd besparen: Copilot helpt je sneller taken uit te voeren, zoals het schrijven van documenten, het maken van presentaties en het analyseren van gegevens. Dit betekent dat je meer tijd hebt voor andere belangrijke dingen.
- Slimme suggesties: Copilot geeft handige tips en aanbevelingen terwijl je werkt. Bijvoorbeeld, als je een e-mail schrijft, kan Copilot suggesties geven voor zinnen of woorden die je kunt gebruiken.
- Automatisch werk doen: Copilot kan repetitieve taken voor je uitvoeren, zoals het invullen van formulieren of het organiseren van gegevens. Dit maakt je werk eenvoudiger en minder tijdrovend.
- Betere beslissingen nemen: Copilot helpt je om sneller en beter geïnformeerde beslissingen te nemen door relevante informatie en inzichten te bieden.
- Naadloze integratie: Copilot werkt goed samen met de Microsoft 365-apps die je al gebruikt, zoals Word, Excel en Teams. Dit betekent dat je niet hoeft te schakelen tussen verschillende programma’s.
Kortom, Microsoft Copilot maakt je werk makkelijker, sneller en efficiënter, zodat je meer kunt bereiken in minder tijd.
4. OneDrive
Het lijkt allemaal een beetje op elkaar: Dropbox, Google Drive, iCloud drive en OneDrive. Toch voldoet maar één van deze vier aan de Europese wetgeving dat data binnen de EU moet staan. Er is er ook maar één waar je als bedrijf de bedrijfsgegevens in de cloud wilt bewaren omdat het dan jouw informatie blijft binnen jouw omgeving. Dat is OneDrive.
Natuurlijk deel je alle bestanden die waaraan je samenwerkt met collega’s in Teams maar er zijn vast situaties te bedenken dat je gewoon bestanden wilt opslaan in een map en misschien ook offline beschikbaar wilt hebben.
OneDrive is een cloud-gebaseerde opslagdienst van Microsoft die gebruikers in staat stelt om bestanden veilig op te slaan, te delen en te synchroniseren. Hier zijn enkele belangrijke kenmerken en voordelen van OneDrive:
- Cloudopslag: OneDrive biedt gebruikers een aanzienlijke hoeveelheid opslagruimte in de cloud, waardoor ze hun bestanden overal en altijd kunnen benaderen.
- Bestanden delen en samenwerken: Gebruikers kunnen eenvoudig bestanden delen met anderen en samenwerken aan documenten in realtime. Dit maakt het mogelijk om samen te werken zonder dat je verschillende versies van een document heen en weer hoeft te sturen.
- Synchronisatie: OneDrive synchroniseert bestanden tussen verschillende apparaten, zoals pc’s, Macs, tablets en smartphones. Dit betekent dat je altijd toegang hebt tot de meest recente versie van je bestanden, ongeacht welk apparaat je gebruikt.
- Veiligheid: OneDrive biedt robuuste beveiligingsfuncties zoals data-encryptie en multi-factor authenticatie om ervoor te zorgen dat je bestanden veilig zijn.
- Integratie met Microsoft 365: OneDrive werkt naadloos samen met andere Microsoft 365-apps zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook, waardoor je eenvoudig bestanden kunt openen, bewerken en delen binnen deze apps.
- Bestanden herstellen: Met de functie ‘Bestanden herstellen’ kunnen gebruikers bestanden terugzetten naar een eerdere versie, wat handig is bij het herstellen van per ongeluk verwijderde of gewijzigde bestanden.
- OneDrive Files On-Demand: Deze functie stelt gebruikers in staat om bestanden te bekijken en te beheren zonder ze volledig te downloaden naar hun apparaat, wat opslagruimte bespaart.
OneDrive is een veelzijdige en gebruiksvriendelijke oplossing voor het beheren van je bestanden in de cloud.
5. Intune
De naam Microsoft Intune zegt je misschien niet veel. Toch is het voor ons als beheerders een onmisbare functionaliteit om ervoor te zorgen dat jou moderne-werkplek-omgeving veilig blijft en probleemloos functioneert. Wat bedoelen we daar dan mee?
- Beheer van apparaten: Intune stelt ons in staat om zowel bedrijfsapparaten als persoonlijke apparaten van werknemers te beheren. Dit omvat apparaten met verschillende besturingssystemen zoals Windows, macOS, iOS, en Android.
- Apparaatbeveiliging: Intune biedt robuuste beveiligingsfuncties zoals data-encryptie, multi-factor authenticatie en compliancebeleid om ervoor te zorgen dat alleen goedgekeurde en beveiligde apparaten toegang hebben tot bedrijfsgegevens1.
- App-beheer: Met Intune kunnen organisaties apps distribueren, updaten en verwijderen op apparaten. Dit omvat zowel Microsoft 365-apps als andere zakelijke apps. Intune biedt ook app-beschermingsbeleid om bedrijfsgegevens binnen apps te beveiligen.
- Automatisering van beleidsimplementatie: Wij kunnen beveiligings- en configuratiebeleid maken en deze automatisch toepassen op gebruikersgroepen en apparaatgroepen. Dit helpt bij het handhaven van consistente beveiligingsstandaarden binnen de organisatie.
- Zelfbedieningsfuncties: Werknemers kunnen via de Company Portal-app zelf apps installeren, hun apparaten registreren en hun wachtwoorden resetten. Dit vermindert bij ons de belasting en verhoogt de efficiëntie.
- Integratie met Microsoft 365: Intune werkt naadloos samen met andere Microsoft 365-diensten, zoals Azure Active Directory en Microsoft Endpoint Manager, om een uitgebreide en geïntegreerde beheeroplossing te bieden.
Kortom, door Intune te gebruiken, kunnen organisaties hun mobiele en desktopapparaten effectief beheren, de beveiliging verbeteren en de productiviteit van hun werknemers verhogen.
6. Microsoft Azure Active Directory
Azure Active Directory is ander belangrijk instrument op de achtergrond. Het maakt de Modern Workspace omgeving voor jou veilig maakt en voor ons super beheersbaar.
Het is misschien erg technisch maar hier zijn enkele belangrijke voordelen en functionaliteiten:
- Identiteitsbeheer: Azure AD biedt een centrale plek voor het beheren van gebruikersidentiteiten en toegangsrechten. Dit omvat het aanmaken, beheren en verwijderen van gebruikers- en groepsaccounts.
- Single Sign-On (SSO): Met SSO kunnen gebruikers met één set inloggegevens toegang krijgen tot meerdere applicaties, waaronder Microsoft 365-apps en andere SaaS-apps zoals Salesforce e.d. Dit vereenvoudigt het inlogproces en verhoogt de beveiliging.
- Multi-Factor Authenticatie (MFA): Azure AD ondersteunt MFA, wat een extra beveiligingslaag toevoegt door gebruikers te vragen om naast hun wachtwoord een tweede verificatiemethode te gebruiken, zoals een sms-code of een authenticator-app.
- Integratie met on-premises (lokale) Active Directory: Organisaties kunnen hun on-premises Active Directory synchroniseren met Azure AD, waardoor gebruikersaccounts en wachtwoorden consistent blijven tussen lokale en cloudomgevingen.
- Beheer van gastgebruikers: Azure AD maakt het mogelijk om gastgebruikers toe te voegen en te beheren, wat handig is voor samenwerking met externe partners en klanten.
- Toegang tot geïntegreerde apps: Azure AD biedt de mogelijkheid om apps toegang te geven tot Microsoft 365-gegevens zoals e-mails, agenda’s, contacten en bestanden. Dit kan op individueel niveau of voor de hele organisatie.
- Beveiligingsrapporten en monitoring: Azure AD biedt uitgebreide rapportage- en monitoringfuncties om verdachte activiteiten te detecteren en de beveiliging van gebruikersaccounts te waarborgen.
Door Azure AD te gebruiken, kunnen organisaties hun identiteits- en toegangsbeheer stroomlijnen, de beveiliging verbeteren en de productiviteit verhogen.
